Bestuurssecretaresse/ secretarieel medewerker

Wat ga je doen?

Jij ondersteunt het college van B&W en de directie in secretariële en administratieve taken. Omdat jij de agenda’s beheert houd je je bezig met het plannen van (complexe) afspraken. Je begint je dag met het controleren van de agenda. De vergaderingen zijn goed voorbereid, de benodigde documenten zijn verzameld en verspreid, de vergaderzalen gereserveerd en de deelnemers zijn op de hoogte. Tijdens de vergadering noteer je alles zorgvuldig en zorg je achteraf voor de notulen. Je ontvangt bezoekers van de collegeleden, neemt de telefoon aan voor college- en directieleden en zorgt er daarbij voor dat iedereen goed te woord wordt gestaan.

Jouw rol gaat verder dan deze secretariële taken, want je bent ook verantwoordelijk voor:

• digitaal verwerken van beslisdocumenten;
• bewaken van de opvolging van afspraken en acties;
• zorgen voor felicitaties namens Zijne Majesteit de Koning en de Commissaris der Koning bij huwelijksjubilea en 100-jarigen, het regelen van het bezoek van de burgemeester als dit door betreffende echtpaar/jarige gewenst wordt en het verzorgen van de attenties van het gemeentebestuur;
• controleren en accorderen van facturen van de gemeentesecretaris.

Gemeente Veere

Onze organisatie telt ongeveer 280 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes vakafdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie. Op het bestuurssecretariaat heb je één direct collega bestuurssecretaresse en werk je nauw samen met de medewerker bestuursondersteuning.

Wat vragen wij?

Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur gericht op ondersteuning college- en directieleden. Daarnaast breng je minstens twee jaar relevante werkervaring met je mee. Je voelt je thuis in een ambtelijke organisatie en je begrijpt de bestuurlijke verhoudingen. Je hebt er geen moeite mee om te werken onder druk, je kunt snel schakelen en je hebt een proactieve houding. Daarnaast ben je betrouwbaar, accuraat en toegankelijk. Als je ervaring hebt met digitale agendering (bijv. Corsa en Notubox) is dat een pré.

Wat bieden wij?

Verantwoordelijkheid en een werkomgeving waar we voor elkaar klaar staan! De functie is ingedeeld in normfunctie Medewerker administratief & secretarieel II, functieschaal 7 met een maximum van € 3.831,- bruto per maand (peildatum 1 oktober 2024). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring. Wij bieden een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren. 

--> Bekijk hier al onze (overige) arbeidsvoorwaarden.  

Meer informatie

Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Neem dan contact op Elmy Leendertse, hoofd afdeling Bedrijfsvoering, 0118-555495. Onze recruiter Angela Polderman-Sleutel beantwoordt al je vragen over de procedure en arbeidsvoorwaarden, bereikbaar via 0118-555356. Je bent ook van harte welkom om vooraf vrijblijvend een kop koffie/thee te komen drinken om meer te weten te komen over de functie en afdeling.

Solliciteren

Enthousiast geworden over deze vacature? Solliciteer direct door op de button “solliciteer nu” te klikken. Wacht niet te lang met reageren, de reactietermijn sluit op 22 april. De sollicitatiegesprekken plannen we in op donderdag 1 mei.